Vai trò của máy chấm công trong doanh nghiệp
 
2020-06-29 16:25:11

 Nhằm nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật lao động của CBCNV trong toàn Công ty Điện lực Nghệ An, góp phần giúp việc tính lương và các chế độ được minh bạch, công bằng và chính xác. Từ tháng 7 năm 2020, lãnh đạo đã chỉ đạo đưa hệ thống máy chấm công vào sử dụng tại tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty.

Máy chấm công vân tay đang là sự lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp hiện nay trong việc quản lý giờ giấc , tác phong công việc của nhân viên. Khi sử dụng hệ thống chấm công vân tay, chúng ta sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, chi phí, nhân lực. Hệ thống phần mềm quản lý kèm theo giúp người quản trị hệ thống cũng như công ty trích xuất, truy vấn dữ liệu nhanh chóng, ổn định và tạo hiệu quả cao trong công việc.

Để hiểu rõ hơn về vai trò và lợi ích của máy chấm công đối với doanh nghiệp, chúng ta đi tìm hiểu các thông tin sau:  

5 / 5 ( 1 bình chọn )

1. Tìm hiểu về máy chấm công

Là một thiết bị có khả năng ghi lại thông tin của nhân viên khi họ tới làm việc bằng việc họ sẽ phải xác nhận thông tin của mình lên bộ đầu đọc sau đó những thông tin này được chuyển về lưu lại trên phần mềm để hỗ trợ cho việc quản lý

Hiện tại nếu phân theo chức năng hoạt động thì chúng gồm có những loại cơ bản như

- Chấm công bằng thẻ:  máy chấm công bằng nhận diện thẻ từ thì nhân viên được cấp cho một thẻ mà ở đó được tích hợp đầy đủ thông tin cần thiết mà doanh nghiệp yêu cầu

- Dòng sản phẩm chấm công bằng nhận diện khuôn mặt: ở những dòng máy này thì chúng sẽ dựa trên những đặc điểm khác nhau trên khuôn mặt của một người để tiên hành xác nhận. Dòng máy sử dụng phương pháp này chủ yếu được những nơi cần có sự bảo mật cao

- Chấm công với nhận diện vân tay: với dòng này thì có lẽ độ bảo mật và xác thực cũng cao hơn rất nhiều khi không thể có những trường hợp vân tay trùng nhau được

- Chấm công thẻ giấy: phương pháp này khi nhân viên đến chấm công máy sẽ in trực tiếp thẻ cho nhân viên tuy nhiên hiện nay giải pháp này không còn được sử dụng nhiều

- Chấm công kiểm soát: là dòng máy vưà có khả năng chấm công, quản lý nhân viên vừa thực hiện việc kiểm soát quá trình ra vào của từng người giúp theo dõi đồng thời hạn chế trường hợp sau khi chấm công xong nhân viên vẫn tự do ra vào trong giờ làm việc

2. Sơ đồ nguyên lý hoạt động của máy chấm công:

 

3. Đánh giá ưu nhược điểm của từng hình thức chấm công phổ biến hiện nay

3.1. Hình thức chấm công cơ học bằng thẻ giấy

Cách chấm công này sử dụng máy chấm công thẻ giấy và thẻ giấy để lưu lại các dữ liệu cần thiết khi chấm công. Mỗi lần chấm công, nhân viên sẽ đưa thẻ giấy vào trong máy sau đó máy sẽ in ra ngày, giờ lên thẻ. Ở mỗi chiếc thẻ giấy sẽ đều được chia sẵn các cột giờ vào, ra cho 3 ca làm việc (sáng, chiều, làm ngoài giờ) cho 31 ngày, chính vì vậy khi sử dụng, nhân viên sẽ chỉ cần 1 thẻ giấy để sử dụng cho cả tháng.

 

 

Ưu điểm khi chấm công bằng thẻ giấy:

·          Sử dụng hình thức chấm công này các doanh nghiệp sẽ không mất thời gian để lấy dấu vân tay, làm thẻ từ... đồng thời không cần kết nối với máy tính, không cần tổng hợp dữ liệu.

·          Mang đến sự thuận tiện cho phía doanh nghiệp khi không cần cài đặt và việc sử dụng cũng dễ dàng hơn.

·          Tốc độ in của máy rất nhanh nên chỉ cần 1 giây cho mỗi lần chấm công

·          Bạn cũng có thể dễ dàng di chuyển máy đến vị trí mong muốn, không cần lắp đặt

·          Ở các dòng máy chấm công thẻ giấy thường được tích hợp thêm chuông báo giờ vào làm, giờ nghỉ, in được nhiều màu mức khác nhau...

·          Đầu tư cho hình thức chấm công này ít tốn kém hơn so với việc chấm công bằng thẻ từ, khuôn mặt...

Nhược điểm của việc chấm công bằng thẻ giấy:

·          Thẻ giấy được sử dụng cho cả tháng nên đòi hỏi nhân viên luôn phái mang theo bên mình và bảo quản cẩn thận mới có thể chấm công được

·          Chấm bằng thẻ giấy có thể có nhiều trường hợp gian lận, chấm hộ nhau. Thường thì các công ty sẽ cần thêm 1 người để giám sát nhằm hạn chế tối đa hiện tượng này

·          Quá trình tổng hợp lại thông tin, dữ liệu phải làm thủ công nên có thể gây ra sai sót, đặc biệt rất tốn thời gian và công sức.

3.2. Hình thức chấm công điện tử bằng thẻ từ

Phương pháp chấm công bằng thẻ từ này yêu cầu phải trang bị máy chấm công thẻ từ. Mã số và các thông tin cần thiết của người lao động sẽ được lưu trong thẻ. Khi chấm công, chỉ cần quẹt thẻ vào đầu đọc thẻ, thông tin ngày giờ ra vào sẽ được lưu lại trong máy.

Ưu điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

·          Thời gian chấm công nhanh chóng chỉ mất khoảng 2 giây giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả cho doanh nghiệp đặc biệt với các doanh nghiệp có quy mô lớn.

·          Sử dụng loại thẻ nhựa nên cũng dễ bảo quản hơn so với dòng thẻ giấy

·          Tích hợp cùng phần mềm chấm công, dễ dàng kết nổi với máy tính cho việc xử lý thông tin nhanh chóng, hiệu quả

·          Tránh tối đa sai sót, tiết kiệm thời gian, công sức cho các bộ phận quản lý, hành chính nhân sự, kế toán...

·          Có thể được tích hợp thêm các chức năng kiểm soát cửa ra vào, chấm công bằng vân tay, chấm công khuôn mặt...

·          Bộ nguồn dự trữ đề phòng mất dữ liệu khi mất điện.

Nhược điểm của hình thức chấm công bằng thẻ từ:

·          Phát sinh thêm chi phí in thẻ từ cho nhân viên

·          Đòi hỏi người lao động phải mang theo thẻ

·          Có thể chấm công hộ dễ dàng nếu không có người giám sát.

 

3.3. Hình thức chấm công bằng vân tay

Hình thức chấm công này cũng sử dụng máy chấm công điện tử vân tay. Bằng việc ứng dụng công nghệ sinh trắc học vân tay kết hợp cùng các công nghệ xử lý hình ảnh máy có thể xác định danh tính của mỗi người bằng dấu vân tay.

Ưu điểm:

·          Hạn chế tình trạng gian lận bởi vân tay của mỗi người là khác nhau

·          Đem lại độ chính xác cao

·          Máy thực hiện việc chấm công nhanh chóng, chuyên nghiệp

·          Cho phép trích xuất dữ liệu ngày nghỉ, tăng ca, thời gian ra vào...linh hoạt giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp.

·          Không phát sinh các chi phí in thẻ giấy thẻ từ, chi phí ban đầu cũng rẻ hơn so với hình thức chấm công khuôn mặt, mống mắt

Nhược điểm:

·          Tay ướt, quá lạnh hoặc bị thương đều sẽ ảnh hưởng đến quá trình chấm công

·          Với những bộ phận sản xuất kim loại, hóa chất...vân tay hay bị mòn rất khó lấy vân tay

 

3.4. Hình thức chấm công bằng khuôn mặt

Phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chấm công khuôn mặt. ứng dụng dựa vào các đặc điểm trên khuôn mặt để so sánh, nhận dạng và định danh 1 đối tượng 1 cách tự động thông qua cơ sở dữ liệu khuôn mặt đã được lưu trữ từ trước. Đây không phải là công nghệ mới, trên thực tế thì từ khi công nghệ sinh trắc học phát triển và bùng nổ thì công nghệ nhận diện khuôn mặt cũng được phát triển theo.

Ưu điểm:

·          Giải quyết tất cả các vấn đề phát sinh từ các hình thức khác như: Quên thẻ, trầy xước vân tay...

·          Cho độ chính xác cao, không thể nào gian lận chấm công hộ

·          Tốc độ chấm công nhanh, hiệu quả

·          Không phát sinh thêm chi phí khác

·          Kết nối thông minh với máy tính, usb... cho việc xử lý dữ liệu nhanh chóng

Nhược điểm:

·          Chi phí đầu tư cho máy chấm công khá đắt

·          Tốc độ xử lý chậm hơn so với dòng máy chấm công vân tay, thẻ, giấy.

 

2.5. Hình thức chấm công bằng mống mắt

Hình thức chấm công này ứng dụng công nghệ nhận dạng mống mắt (Iris Recognition). Đây là phương pháp sử dụng thuật toán hình ảnh để nhận dạng một người nào đó dựa vào cấu trúc phức tạp và độc nhất của mống mắt ngay cả khi người dùng có đeo kính hay kính áp tròng.

Ưu điểm:

·          Đây là hình thức chấm công tiên tiến bậc nhất hiện nay đảm bảo độ chính xác tuyệt đối

·          Tốc độ xử lý nhanh chóng, đơn giản và rất dễ sử dụng

·          Chế độ bảo mật cực kỳ tốt

Nhược điểm:

·          Giá thành quá cao so với những hình thức chấm công còn lại

 

2. 6. Hình thức chấm công online

Đây là hình thức chấm công sử dụng phần mềm chấm công online

Ưu điểm:

·          Người quản lý không cần phải mất quá nhiều thời gian nhưng vẫn có thể chấm công hiệu quả

·          Phần mềm linh hoạt đối với từng doanh nghiệp, có thể thay đổi một số đặc tính của phần mềm khi sử dụng ở từng doanh nghiệp khác nhau.

·           Tạo tác phong công nghiệp, làm việc chuyên nghiệp hơn cho mỗi nhân viên

·          Hệ thống phần mềm giúp định vị công ty, doanh nghiệp. Nhân viên sẽ chỉ được tính giờ bắt đầu công việc và giờ kết thúc công việc khi check in tại vị trí của công ty.

Nhược điểm:

·          Đòi hỏi máy tính luôn phải kết nối mạng

·          Yêu cầu người lao động phải biết sử dụng phần mềm, máy tính, với những doanh nghiệp hay lao động phổ thông lớn tuổi điều này sẽ gây ra nhiều khó khăn.

3. Vai trò của chấm công bằng máy tại các doanh nghiệp

Máy chấm công đóng một vai trò cực kỳ lớn đối với mọi doanh nghiệp hiện nay. Nó thúc đẩy sự phát triển và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý, đảm bảo an ninh nay, cụ thể:

- Nâng cao ý thức chấp hành kỷ luật lao động của CBCNV trong Công ty.

- Các thông tin sau khi CBCNV chấm công sẽ được lưu lại theo một trật tự và quy trình nhất định, tính công tự động, do vậy vấn đề tính toán lương cũng trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng và hiệu quả, hạn chế tối đa nhầm lẫn hay sai sót trong quy trình tính toán và chấm công.

-  Thời gian chấm công sẽ được tiết kiệm hơn, mức độ tin cậy và chính xác cao hơn, tránh tình trạng tiêu cực. Tiết kiệm thười gian, chi phí trong quản lý nhân sự.

- Hiện nay rất nhiều công ty, xí nghiệp, phân xưởng làm việc trả lương cho nhân viên được tính theo ca làm việc, vì vậy, việc tính lương cũng được tính dựa vào số giờ làm việc theo ca của nhân viên đó sẽ gây mất rất nhiều thời gian cho công ty. Chính vì vậy giải pháp sử dụng máy chấm công sẽ giải quyết bài toán khó trên cho công ty.

- Có thể thay thế và hỗ trợ hoàn toàn mọi công việc cho người quản lý bởi nó có khả năng ghi nhận lại thông tin ra vào của từng người một cách tự động khi người đó đến chấm công. Vì vậy mà không phải cần đến sự giám sát hay theo dõi trực tiếp từ con người.

- Các văn phòng, chi nhánh nhỏ của công ty ở cách xa trụ sở chính, việc chấm công càng dễ xảy ra nhầm lẫn và có tình trạng chấm công hộ là không thể tránh khỏi, khó kiểm soát được mọi sự ra vào của các công nhân viên công ty. Áp dụng chấm công bằng Máy chấm công sẽ giải quyết triệt để tình trạng này.

- Nó cũng được đóng vai trò như thiết bị an ninh, khi toàn bộ người ra vào đều nằm trong tầm kiểm soát của quản lý.

- Dữ liệu chấm công của nhân viên cũng được lưu trữ an toàn, khách quan và chính xác hơn, đem đến môi trường làm việc khách quan.

- Doanh nghiệp sử dụng máy chấm công thì sẽ giải quyết được nhiều vấn đề liên quan đến nhân sự, tiền lương của công ty.

Nguyễn Đình Dũng - P10

 
Tin cùng thư mục :
Công ty Điện lực Nghệ An tổ chức thăm hỏi động viên người lao động trực tiếp trong mùa nắng nóng
Điện lực Thanh Chương tổ chức hoạt động “sử dụng tiết kiệm và hiệu quả năng lượng"
Phó Tổng Giám đốc Lê Minh Tuấn làm việc tại Công ty Điện lực Nghệ An
Công ty Điện lực Nghệ An phối hợp Các Nhà máy Thủy điện giảm thiểu sự cố trên đường dây 110kV khách hàng.
Điện lực Nghĩa Đàn –Thái Hòa tổ chức diễn tập phòng chống thiên tai và tìm kiếm cứu nạn, Xử lý sự cố, An toàn năm 2020
Điện lực Diễn Châu đẩy mạnh công tác thay Công tơ định kỳ
VĂN HÓA DOANH NGHIỆP - THỰC THI VÀ GIẢI PHÁP
Chỉ thị liên tịch
Video: Công ty Điện lực Nghệ An khuyến cáo tiết kiện điện
Công ty Điện lực Nghệ An tổ chức thi nâng bậc, giữ bậc cho công nhân lần thứ 1 năm 2020
Danh Mục